O jakich dokumentach księgowych nigdy nie słyszałeś,  choć powinieneś
Tagi: aktualizacja przepisów biznes kursy PKPIR rozliczanie szkolenie księgowy kurs podatki księgowość tax consilium     Kategoria: Wpisy ogólne

Faktury i rachunki znamy wszyscy. To najpopularniejsze dowody księgowe, z jakimi mamy styczność, prowadząc PKPIR. Jednak dowodem księgowym może być też… paragon, polisa, kilometrówka, a nawet bilet autobusowy. Z tego artykułu dowiesz się, co faktycznie może być podstawą księgowych zapisów.

Na początek ważne ustalenie: aby określony wydatek mógł zostać zaliczony do tzw. kosztów uzyskania przychodów (KUP), podatnik (czyli w tym wypadku firma) musi wykazać jego związek z prowadzoną przez siebie działalnością. Musi również wykazać, że jego poniesienie miało (lub mogło mieć wpływ) na osiągnięte przychody. Jeśli więc przedsiębiorca chce, aby koszt jego wyjazdu w Alpy był uznany za koszt, musi wykazać, że faktycznie miał on cel służbowy i dodatkowo, że przyczynił się on do tego, że firma podniosła swoje przychody. Teraz – gdy wiemy już, jakie koszty możemy kwalifikować jako KUP, przejdźmy do tego, jak je dokumentować.

W tym momencie powinno pojawić się ważne pojęcie „dowodów księgowych”, które de facto stanowią podstawę do rejestrowania (ewidencji) wszystkich zdarzeń gospodarczych w firmie (zdarzeń gospodarczych, czyli operacji finansowych, jakie zaszły). To właśnie dowody księgowe pokazują, jak przebiegały transakcje z innymi podmiotami (klientami, dostawcami, partnerami); jakie przychody osiąga i jakie koszty ponosi dana firma. Przypadek przedsiębiorców prowadzących KPiR (czyli rozliczających się w oparciu o tzw. uproszczoną księgowość), jest szczególny i dla nich dowody księgowe mają szczególnie ważną wartość jak dla firm rozliczających się na pełnych księgach rachunkowych. Te firmy mają bowiem możliwość wyboru księgowania raportów z kasy rejestrującej (co wynika bezpośrednio z rozporządzenia M.F. ws. prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów). Dla nich więc dowody księgowe są podstawą do ustalania dochodu firmy i naliczania podatków.

 

Fakturę poproszę, czyli „to, co zwykle”

Oczywiście, najczęściej spotykanymi dowodami księgowymi są faktury (faktury, faktury VAT RR), noty księgowe czy rachunki, a także paragony i dokumenty celne. W Rozporządzeniu Ministra Finansów dokładnie określone jest, jakie inne dokumenty (poza tymi uznawanymi za „podstawowe”) mogą zostać zakwalifikowane jako dokumenty księgowe będące podstawą do dokonania zapisu w księdze podatkowej. Nie chodzi tu jednak o spis konkretnych rodzajów dokumentów czy potwierdzeń, ale o zbiór pewnych reguł, jakie muszą one spełniać. Jakie to reguły?

 

Tylko twarde dowody!

Co do zasady aby dokument był podstawą do dokonania wpisu w PKPIR powinien zawierać:

  • dane (nazwa, adres) wystawcy czy stron, które uczestniczą w danej transakcji
  • datę wystawienia oraz datę/okres dokonania operacji
  • przedmiot, wartość danej transakcji i ilość jej jednostek
  • podpis osób, które są uprawnione do dokumentowania operacji gospodarczych.

Co więc w praktyce może być dowodem księgowym? Na pewno dowody opłat pocztowych. Jeśli podatnik (firma) prowadzi tzw. książkę nadawczą, nie musi on dodatkowo wystawiać żadnych dowodów wewnętrznych, które miałyby udokumentować poniesione opłaty pocztowe. To właśnie w takiej książce są bowiem zawarte wpisy będące podstawą do właściwego ewidencjonowania opłat pocztowych (i dla celów PKPIR taki dokument jest wiążący). W przypadku jednak, jeśli podatnik nie prowadzi książki, koniecznie musi sporządzić odpowiedni dowód wewnętrzny, w którym znajdzie co najmniej:

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  2. data wystawienia dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  3. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Z praktycznego punktu widzenia założenie książki nadawczej (którą za kilka złotych można nabyć na poczcie) jest najwygodniejszym rozwiązaniem.

Kolejnym dowodem księgowym, który nie jest oczywisty są… wyciągi bankowe (np. wyciąg dokumentujący naliczenie opłaty bankowej) oraz zestawienia dowodów księgowych (np. faktur, które sporządza się, aby dokonać zbiorczego zapisu księgowego). Co ciekawe, dowodem księgowym może być jednak również polisa, będąca potwierdzeniem zakupu usługi ubezpieczeniowej (wystarcza ona do dokonania zapisu w PKPIR), a także paragony, choć jedynie w kilku przypadkach (np. zakup środków czystości, materiałów biurowych czy udokumentowanie zakupu przejazdu płatną autostradą a także paragony dokumentujące wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Oczywiście, taki paragon, który można uznać za dowód księgowy, powinien zawierać informację dot. nazwy podatnika, jego numer NIP, informacje identyfikujące rodzaj usługi, kwotę podatku, kwotę należności, a także numer i datę wystawienia dokumentu. A jeśli już mowa o opłatach za autostradę… Bilet również może być w pewnych sytuacjach dowodem księgowym w PKPIR.

 

„Bileciki do kontroli”

W przypadku ujmowania zapisów w PKPIR dokumentem księgowym może być również dowód wewnętrzny. Dzieje się tak np. w przypadku opłat parkingowych (bilet parkingowy) czy przejazdów komunikacją publiczną (którą definiuje się jako przejazd samolotem, koleją, statkiem, śmigłowcem, autobusem etc.). Taki bilet może być potraktowany jako faktura, jednak tylko w przypadku jeśli zawiera określone informacje (dane sprzedawcy, NIP, datę wystawienia, odległość końcową i początkową, cenę biletu, wartość podatku) oraz jeśli przejazd odbywa się na trasie min. 50 km. Bilety dokumentujące krótsze przejazdy (poniżej 50 km) powinny być natomiast dokumentowane fakturą od przewoźnika (na bilety miesięczne czy jednorazowe również należy posiadać fakturę). Mniejsze odcinki wymagają bowiem wyjaśnienia zasadności ewidencjonowania dokumentu. 

Podobnie rzecz się ma w przypadku dokumentów wewnętrznych określających wartość środków amortyzowanych. W PKPIR dokumentem księgowym może być również rozliczenie delegacji (czyli tzw. rozliczenie wyjazdu służbowego zawierające np. informacje o dietach, noclegach, kosztach dojazdu czy przejazdu), tzw. „kilometrówka”, czyli ewidencja przebiegu pojazdu oraz lista płac i rachunki do umów cywilnoprawnych (jeśli wynagrodzenie zostało faktycznie wypłacone).

Księgowa Temida

Dokumentując koszty, warto pamiętać, że księgowość bazuje na twardych danych. Jeśli chcemy zewidencjonować koszt przejazdu autostradą czy opłatę parkingową, jaką ponieśliśmy, spotykając się z klientem, to musimy potrafić nie tylko udokumentować jego poniesienie w odpowiedni sposób, ale i wskazać ich zasadność. Bo choć księgowi mają wielkie serca (m.in. potrafią wybaczyć przedsiębiorcom nieterminowość w dostarczaniu faktur przed 25. dniem miesiąca), kierują się też zasadami. I to dla dobra firmowych finansów.

 

PS A jeśli chcecie w praktyce poznać zasady prowadzenia PKPR, zapraszamy Was na nasz Kurs! Najbliższa edycja (prowadzona przez praktyków, która w 70% składa się z zadań i kazusów) zaczyna się już 3.11.2018 r.!

Z naszej wiedzy korzystają

lewo
prawo

NEWSLETTER TAX CONSILIUM

Dołącz do naszej sieci informacyjnej.
Otrzymasz comiesięczne podsumowania najlepszych artykułów, darmowe materiały, informacje o zniżkach i kursach.