Na pytanie, kto właściwie jest odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych mogą paść rozmaite odpowiedzi: księgowy (czyli osoba, która dokonuje księgowań), główny księgowy, dyrektor finansowy, kierownik jednostki czy biuro rachunkowe. Ten temat był wielokrotnie przedmiotem wyroków sądowych. Zobaczcie, jakie były ich wyniki!
W wyroku z 16 października 2014 r. (sygn. akt II KK 279/14) Sąd Najwyższy stwierdził, że w praktyce niejednokrotnie odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niewłaściwie rozumiana i przypisywana osobie lub podmiotowi (np. biuru rachunkowemu), który zajmuje się fizycznie czynnościami związanymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, jednak nie występuje w roli kierownika jednostki. Ponieważ rozstrzygnięcia znajdują swój finał w sądach, oznacza to, że temat odpowiedzialności nie należy do prostych rozwiązań i nadal budzi wiele wątpliwości…
Jak wiecie, księgi rachunkowe jednostek gospodarczych prawa handlowego na terenie naszego kraju prowadzone są w oparciu o regulacje ustawy o rachunkowości (w tym niektóre zgodnie z MSR). Najważniejsze artykuły, które są podstawą do ustalenia odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych to: Art. 3, 4, 4a, 52, 77, 78, 79 ustawy o rachunkowości. I to nimi należy się posługiwać, szukając odpowiedzi na tytułowe pytanie.
Kierowniku złoty!
W art. 3 UoR znajdujemy definicję dotyczącą kierownika jednostki. Natomiast w art.4 ust.5 UoR jasno podana jest informacja, że odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki, a jeżeli jest to organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu gdy nie została wskazana osoba odpowiedzialna. Art. 4a przenosi odpowiedzialność również na radę nadzorczą (o ile ta została powołana). Co ważne, odpowiedzialność istnieje nawet wówczas, gdy za zgodą i na piśmie powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych innej osobie lub innemu podmiotowi. W przypadku przekazania obowiązków innej osobie lub podmiotowi – pozostaje odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Dotyczy obowiązku doboru właściwej kadry do prowadzenia rachunkowości jednostki i sporządzania sprawozdań finansowych. Nie ma tu znaczenia czy rachunkowość jest prowadzona w jednostce czy też przekazana na zewnątrz. Zapisy w umowach o przeniesieniu odpowiedzialności za błędy w rozliczeniach podatków na biuro rachunkowe nie są uważane przez Urzędy Skarbowe za wiążące. Wynika to z faktu, iż występuje sprzeczność z ustawą o rachunkowości, gdzie odpowiedzialność jest wprost przypisana do kierownika jednostki. I tu uwaga, przekazanie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności, dlatego tak istotne jest, aby wybrać profesjonalne biuro rachunkowe. Jednak – co oczywiste – biuro rachunkowe zewnętrzne zajmujące się finansami przedsiębiorcy odpowiada za błędy popełnione przez swoich pracowników i musi pokryć ewentualne koszty. Jeżeli dojdzie do zaistnienia szkody w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości jednostki, przedsiębiorca może dochodzić swoich roszczeń w formie odszkodowania na drodze cywilnej. Podstawa prawna wniesienia pozwu cywilnego to Art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz. u. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami, ost. zm. Dz.U. 2018r. poz. 1104). Przepis ten obliguje do zrekompensowania szkody, która wynikła z niewykonania zobowiązania lub wykonania go w sposób nienależyty. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba prowadząca księgi rachunkowe lub biuro rachunkowe nie przyczyniło się do nienależytego wykonania obowiązków – wówczas nie ponosi odpowiedzialności.
Art. 26. Ordynacji podatkowej informuje nas, kto odpowiada za zobowiązania podatkowe:
Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki.
Inny świat inwentaryzacji
Przekazanie obowiązków z zakresu rachunkowości nie dotyczy odpowiedzialności związanej z przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji w formie spisu z natury.
Kilka zdań podsumowania
Równocześnie z powierzeniem księgowania nie idzie fakt scedowania odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, jednak należy mieć na uwadze Art.9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego, w którym czytamy: (..) Za przestępstwa skarbowe bądź wykroczenia skarbowe odpowiada jak sprawca ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną (…) oraz Art. 471. Kodeksu cywilnego Odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Kodeks karnoskarbowy i kodeks cywilny pozwala kierownikowi jednostki na dochodzenie odpowiedzialności w zakresie rachunkowości od osób lub podmiotów, jeżeli doszło do nienależytego wykonania obowiązków w zakresie rachunkowości.
USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (ostatnia zmiana: Dz.U. z 2018 r., poz. 650)
Art. 3 ust. 6. UoR.
Definicje
- Ilekroć w ustawie jest mowa o:
6) kierowniku jednostki – rozumie się przez to członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.
„Art. 4 ust. 5. UoR.
Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.”
„Art. 4a. ust.1 UoR”
Odpowiedzialność kierownika jednostki oraz członków rady nadzorczej
- Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie.
Art. 52. UoR
Termin sporządzenia sprawozdania
- Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
- Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
- Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio również do:
1) sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień określony w art. 12 ust. 2 lub na inny dzień bilansowy;
2) sprawozdania z działalności jednostki określonego w art. 49, z tym że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.Odpowiedzialność karna
Art. 77. UoR Naruszenie przepisów ustawy
Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Art. 78. UoR
Odpowiedzialność karna biegłego rewidenta
- Biegły rewident, który sporządza niezgodną ze stanem faktycznym opinię o sprawozdaniu finansowym i stanowiących podstawę jego sporządzenia księgach rachunkowych jednostki lub sytuacji finansowo-majątkowej tej jednostki,podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.
- Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 działa nieumyślnie,
podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Art. 79. UoR
Odpowiedzialność karna
Kto wbrew przepisom ustawy:
1) nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
2) nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
4) nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym,
4a) nie zamieszcza na stronie internetowej jednostki dokumentów, o których mowa w art. 49b ust. 9, art. 55 ust. 2c oraz art. 69 ust. 5,
5) nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68,
6) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia warunków, o których mowa w art. 76a ust. 3,
7) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa w art. 76h ust. 1,
8) rozwiązuje umowę o badanie sprawozdania finansowego, bez uzasadnionej podstawy lub nie informuje Krajowej Rady Biegłych Rewidentów, a w odpowiednich przypadkach – Komisji Nadzoru Finansowego, o rozwiązaniu tej umowy,
9) zawiera z firmą audytorską umowę o badanie ustawowe w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach, na okres krótszy niż dwa lata,
10) stosuje klauzule umowne, o których mowa w art. 66 ust. 5a
– podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
